In Leas Artikel: „Hilfe, meine Membership Tools lassen sich nicht miteinander verbinden!“, beschreibt sie ausführlich, worauf man beim Aufbau eines Membership-Business achten sollte. Ausschlaggebend ist dabei, die diversen Tools so miteinander zu verbinden, dass diese gut miteinander kommunizieren können.
Dafür gibt es diverse Tools mit tollen Schnittstellen, die sich oft mit wenigen Klicks verbinden lassen, wie z.B. Digistore24 als Zahlungsanbieter, mit DigiMember als Memberbereich und Klicktipp sowie auch Active Campaign als Newsletter-Tool.
Lea hat dazu ein tolles Freebie erstellt: In „Membership-Tools richtig verbinden“ bekommst du eine ausführliche Übersicht darüber, welche Tools sich miteinander verbinden lassen und welche nicht.
Aber wir wollen heute nicht darüber sprechen, welche Tools sich perfekt ergänzen, sondern wie wir deine vorhandenen Tools miteinander verknüpfen können, ohne dass du umziehen musst, weil diese keine integrierte Schnittstelle haben.
Die Lösung ist Zapier, ein Integrations-Tool. Welches über 5.000 Tools miteinander verknüpfen kann und smarte Prozesse für dein Business erstellt.
Inhaltsverzeichnis
Wie genau funktioniert dieses Zapier denn jetzt?
Es gibt sogenannte „Zaps“ – das sind automatische Workflows, die deine Business-Prozesse für dich übernehmen. Dort werden die unterschiedlichen Apps miteinander verknüpft. Ein Zap setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen: dem „Trigger“, also dem Auslöser für eine Automatisierung, und die darauffolgende Aktion(en). Der Trigger sorgt also dafür, dass ein Prozess bzw. der Zap in Gang gesetzt wird.
Es gibt sogenannte Single Step Zaps, diese verknüpfen zwei Tools miteinander, es gibt einen Trigger und eine Aktion.
Beispiel für ein Single Step Zap in deinem Membership Business:
- Trigger: Ein Kunde tätigt einen Kauf in Copecart oder auch einem anderen Zahlungsanbieter ohne Schnittstelle zu deinem Membership-Plugin
- Action: Über einen sogenannten GET Webhook (bei Copecart) wird die Information (Kauf deines Kunden) an deinen Memberbereich weitergeleitet und die Zugangsdaten werden automatisiert an deinen Kunden versendet, der Kunden kann sofort loslegen.
Das Problem, dass deine Kunden nicht direkt nach dem Kauf Ihre Zugangsdaten bekommen und du dich manuell darum kümmern musst, erledigt also Zapier für dich!
Der Multi Step Zap bildet dagegen komplexere Szenarien ab und kann aus einem Trigger und mehreren Aktionen bestehen oder auch Filtern, Formatierungen oder Wartezeiten bis ein Zap weiter ausgeführt wird. Mit einem solchen Zap kannst du z.B. wunderbar einen Onboardinprozess abbilden, auch wenn dieser mehr als 20 Aufgaben bzw. Aktionen beinhaltet.
Nun kannst du aus dem Single Step Zap für deinen Memberbereich, mit weiteren Steps einen Multi Step Zap entwickeln.
Wie könnte der Zap mit Copecart und deinem Memberbereich also fortgeführt werden?
Die Daten deines Käufers sind Dank des Webhooks in deinem Memberbereich angekommen, nun sollen aber diese Daten auch in dein Newsletter-Tools eingetragen werden, damit dein neuer Kunde auch die automatisierten Mails für deinen Memberbereich bekommt, ohne, dass du diese Daten händisch übertragen musst. Das könnten Mails zum Onboarding sein, Wochen- oder Monatsmails und Erinnerungen. Und großartig wäre natürlich ein automatisiertes DoubleOptIn, damit alle Käufer auch zustimmen können in regelmäßigen Abständen deinen Newsletter zu erhalten. Also schauen wir uns diesen nächsten Schritt mal an:
- Action: Der Vorname sowie die E-Mail deines neuen Kunden werden von deinem Memberbereich an dein Newsletter-Tool z.B. Active Campaign geschickt und alle Daten sind inkl. dem passenden Tag in der ausgewählten Liste angelegt und dein Kunde bekommet nun alle Memberbereichs-Mails.
- Action: Über einen POST Webhook bekommen der angelegte Kunde eine DobbleOpIn Mail zugesendet, um diese zu bestätigen und datenschutzkonform in deinen allgemeinen Newsletter aufgenommen zu werden
Hier endet der Multi Step Zap in unserem Fall, aber natürlich könnten noch weitere Actions Schritte folgen.
Aber sag mal, was ist denn mit allen administrativen Schritten danach?
Du willst noch mehr? Kein Problem! Lass uns die neuen Kundendaten direkt in deinem CRM-System anlegen, wie z.B. HubSpot
- Trigger: Neuer Kontakt in deinem Newsletter-Tool oder in deinem Memberbereich
- Action: Suche nach diesem Kontakt in deinem CRM System, ob es diesen Kontakt schon gibt und wenn nicht wird ein neuer Kontakt erstellt mit allen relevanten Daten.
Und nun wollen wir aber auch noch ein Projekt anlegen und Aufgaben an unser Team verteilen:
- Action: Nach dem Anlegen des neuen Kontaktes in deinem CRM-System wird automatisch direkt ein Projekt aus einer Vorlage in Asana erstellt und alle Aufgaben an dein Team mit Fristen verteilt – jeder weiß was, wann zu tun ist und es Bedarf nicht mal einer Abstimmung, z.B. kann deine VA direkt das Onboarding-Paket an deinen neuen Kunden versenden
Wir haben jetzt schon eine ganze Menge automatisiert, aber es geht trotzdem noch mehr:
- Trigger: Zoom Video wird in der Cloud aufgenommen, während einer Live-Veranstaltung aus deinem Programm. Normalerweise müsstest du nach dem Ende der Veranstaltung darauf warten, dass dieses Videos fertig konvertiert wird, um es dann manuell in deinen Memberbereich einzubinden bzw. eine Aufgabe dafür zu delegieren.
- Action: Automatischer Upload in Vimeo oder YouTube, zur Sicherung des Videos und der Möglichkeit den Link einzubinden. Bei dem ein oder anderen Memberbereich kannst du Webhooks für eine direkte Einbindung nutzen.
- Action: Aufgabe an deine VA in Asana inkl. Frist oder automatische Nachricht zur Einbindung an deine VA in Slack sind auch möglich
Wahnsinn, jetzt haben wir ja schon fast keine Arbeit mehr, aber Moment mal, ich muss doch auch jeden Monat meine Buchhaltung machen und manuell meine Belege zusammensuchen.
Ich kann dich beruhigen, auch das nehmen dir Zapier oder aber auch andere tolle Tools dir ab.
Eine Möglichkeit ist es, GetMyInvoice* zu nutzen. Dieses Tool lädt dir alle Rechnungen automatisch aus deinen Tools herunter und lädt diese automatische wieder in deine Buchhaltungs-Software, wie z.B. Datev Unternehmen Online oder Lexoffice. Auch kannst du deine Buchhaltungsmail mit GetMyInvoice verbinden und die Dokumente aus diesen Mails werden automatisiert in deine Buchhaltung hochgeladen.
Verbinde Membership-Tools, wie z.B. Digimember, Digistore24, Klicktipp, Zoom, Active Campaign und aber auch viele andere Tools aus deinem Business mit GetMyInvoice und suche nie wieder nach deinen Belegen.
Jetzt gibt es aber noch deine allgemeine Business-E-Mail. Auf dieser landen in den meisten Fällen auch einige Mails mit Rechnungen, dafür können wir wieder Zapier nutzen.
Wenn du eine neue Mail bekommst, ist Zapier in der Lage mit einem Filter nur deine Rechnungsdokumente herauszufiltern und diese automatisch in dein gewünschtes Buchhaltungsprogramm hochzuladen.
Wenn deine Buchhaltung noch gar nicht digital aufgestellt ist, kannst du auch gerne hier mal vorbeischauen und dir mein WorkBoard herunterladen für eine Buchhaltung, die Spaß macht.
Und einen hab ich aber noch
Viele schalten bestimmt Facebook Anzeigen, um ihre Membership zu verkaufen. Für das Schalten von Facebook Lead Ads habe ich noch einen großartigen Zap. Facebook Lead Ads laufen momentan super, den Facebook findet es toll, wenn der Nutzer auf/in Facebook bleibt und nicht auf deine Webseite weitergeleitet wird. Facebook findet das großartig, wir nicht, denn wir haben dann keine Daten in unserem Newsletter-Tool, um die Interessenten weiter zu informieren. Zapier kann das Problem lösen, mit einem Webhook z.B. aus Active Campaign.
- Trigger: Neuer Lead durch die Facebook Lead Ad
- Action: Der Webhook suggeriert, dass sich der Interessent in dein Formular einträgt und versendet automatisch das DoubleOpIn – so werden alle Kontakte datenschutzkonform in Active Campaign integriert oder auch andere Newsletter-Tools.
Jetzt haben wir erstmal genug automatisiert! Aber wie du sehen kannst, gibt es eine ganze Menge Möglichkeiten dein Business für dich arbeiten zu lassen, während du dich um andere Dinge kümmerst
Du willst dein Business auch automatisieren? Dann buche dir gerne hier einen Termin bei mir.
Über die Gastautorin
Ich bin Aline, Online Business Managerin und Expertin für die Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung von Office Management Prozessen sowie Zapier- und Lexoffice Coach. #gerneperDU
Ich betreue meine Kunden gerne langfristig und bauen mit ihnen ihre gesamten Businessstruktur auf, vom Passwortmanagement, zu Dokumenten- und Terminmanagement, digitale Buchhaltung bis hin zu Marketing- und Vertriebsprozessen.
